Was bedeutet "Advancing" einer Tour? Wie plant man eine Tour im Voraus?

Wer auf Tour geht, stößt häufig auf den Begriff "Advancing". Aber was bedeutet er genau? Welche Aspekte sind Teil eines guten Advancings? Und wer ist dafür zuständig? Diese und weitere Fragen behandelt der folgende Artikel.

"Advancing" ist ein Begriff aus dem Live-Musik-Touring-Geschäft. Er bezieht sich auf den Prozess, durch den ein Konzert im Vorfeld organisiert und geplant wird. 

Konkret geht es beim Advancing um die detaillierte Absprache zwischen Künstler oder Band und Konzertveranstalter über alle wichtigen Aspekte des Auftritts, wie zum Beispiel technische Anforderungen, Logistik, Aufbau und Ablauf des Konzerts. 

Das Advancing ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass ein Konzert reibungslos abläuft und alle Beteiligten die gleichen Vorstellungen und Erwartungen haben. 

Was ist Teil des Advancings? 

Zum Advancing gehört die Erstellung eines detaillierten Zeitplans, der alle Aktivitäten und Anforderungen von der Ankunft der Band oder des Künstlers bis zum Ende des Konzerts berücksichtigt. Dazu zählen zum Beispiel die Ankunftszeit am Veranstaltungsort, der Aufbau der Bühne, der Soundcheck, der Einlass der Zuschauer, das Ende des Konzerts und der Abbau der Bühne. 

Im Rahmen des Advancings wird auch die technische Ausstattung besprochen, die für das Konzert benötigt wird. Dabei geht es zum Beispiel um die Größe der Bühne, die Licht- und Tontechnik, die Stromversorgung und die Sicherheitsvorkehrungen. Die Anforderungen können sehr unterschiedlich sein, je nachdem ob es sich um eine kleine Club-Show oder eine große Stadion-Tour handelt.

Welche weiteren Informationen werden benötigt?

Neben den technischen Punkten gibt es auch noch viele weitere Informationen, die im Zuge des Advancing durch verschiedene Rider, je nach Größe des Künstlers, an den Veranstalter übermittelt werden.

Im Catering Rider wird klar definiert, welche Wünsche und Vorlieben der Künstler für das Essen im Backstage für sich selbst, aber auch für die Crew hat. Dabei werden Allergien, aber auch dietäre Bedingungen berücksichtigt, wenn jemand zum Beispiel vegetarisch oder vegan lebt. 

Bei größeren Produktionen wird hier außerdem mitgeteilt, wie groß die Travel Party ist, also wie viele Personen mit dem Künstler oder der Band reisen und im Catering verpflegt werden müssen. Der jeweilige Veranstalter oder die beauftragte Catering-Firma kann sich demnach passend einstellen. Dauert eine Produktion den kompletten Tag oder sogar mehrere Tage, werden bestimmte Zeiten für Frühstück, Mittagessen und Abendessen festgelegt, die durch das Advancing bestimmt werden.

Neben dem Catering Rider kann auch ein Security Rider zum Tragen kommen. Wenn ein Artist eine gewisse Größe und Popularität hat, macht es Sinn, die Sicherheitsanforderungen vorab mitzuteilen und mit dem örtlichen Security-Personal durchzusprechen, um kein Risiko durch übergriffige Fans oder ähnliches zu riskieren.

Besonders wichtig sind die verschiedenen Pässe während der Produktion, die klar definieren, wer Zugang zu welchem Bereich hat. Das komplette Ausmaß eines Security Rider werden wir zu einem späteren Zeitpunkt behandeln, wichtig ist an dieser Stelle, dass Security auch Teil des Advancings ist.

Pressetermine sind Teil des Advancings

Ein weiterer Bestandteil eines ausführlichen Advancings besteht aus den täglichen Presseterminen des Künstlers. In den meisten Fällen finden diese nur an Showdays statt, häufig zwischen Soundcheck und Abendessen. 

Bei wichtigen Auftritten, beispielsweise in TV-Shows oder Radio kann dies jedoch auch mal an Off Days stattfinden. Hier ist eine genaue Absprache und rechtzeitige Bestätigung der Termine in Koordination mit dem Management und der PR-Agentur des Künstlers wichtig. 

Dabei sind beispielsweise in Absprache mit dem Tourmanager folgende Fragen zu klären: Wie dauert das Interview? Wie relevant ist das Medium? Wer aus der Band soll den Pressetermin wahrnehmen? In welchem Format findet das Interview statt? Benötigt der Journalist einen ruhigen Ort für Audioaufnahmen oder zusätzlich einen entsprechenden Raum für Videoaufnahmen? 

Wer ist für das Advancing zuständig?

In der Regel wird das Advancing von einem Tourmanager oder einem Produktionsleiter durchgeführt, der eng mit dem Konzertveranstalter zusammenarbeitet. Ein reibungsloses Advancing ist wichtig, um ein erfolgreiches Konzert zu gewährleisten und Probleme oder Verzögerungen zu vermeiden. 

In der Regel wird das Advancing bei Clubshows zwischen 3 und 6 Wochen vor dem Termin vom Tour-Booker oder Tourmanager durchgeführt. Bei größeren Shows können längere Vorlaufzeiten nötig sein.

Die jeweilig verantwortliche Person der Band nimmt Kontakt mit dem technischen Leiter der jeweiligen Venues der Tour auf und bespricht die Details, die im Folgenden aufgeführt sind. Der technische Leiter des Clubs sollte noch genügend Zeit haben, die Anforderungen der Künstler*innen zu prüfen, eventuelle Anpassungen vorzunehmen oder Zumietungen von Technik durchzuführen

Sämtliche Änderungen, die in die Produktionskosten einspielen, müssen stets mit dem Veranstalter bzw. Booker abgesprochen werden, da dies maßgeblich den Gagen-Deal bei einer Türgage und den Erfolg der Veranstaltung beeinflussen kann. 

Je mehr Aufwand betrieben werden muss, um die Show entsprechend zu präsentieren, desto länger dauert dieser Prozess und desto mehr Parteien sind involviert - Booking Agentur, Management, Security, Technische Leitung, Tourmanagement, PR Agentur, Technikverleih und mehr. 

Wie sieht der Abschluss des Advancings aus?

Am Ende des Advancings sollte ein Katalog von Informationen klar zwischen sämtlichen relevanten Parteien des Konzerts, des Festivals oder der Tour kommuniziert sein. In den meisten Fällen geschieht dies in Form einer einfachen Liste per E-Mail, alternativ kann aber auch ein Online-Tool verwendet oder ein gesamtes Tourbuch erstellt werden. 

Während einer Tour kann der Tourmanager mithilfe dieser Informationen den täglichen Day Sheet, also die wesentlichen Informationen zum Ablauf des Tages ausdrucken und für alle sichtbar aufhängen - im Tourbus, im Green Room, im Production Office, Catering und überall sonst, wo dieser Sheet relevant ist. 

Ganz konkret kann ein Advancing als PDF oder Word-Datei oder einfach im Email-Text verschickt werden. Da jeder mit einem anderen System und Programm arbeitet, ist es oft sinnvoll, die folgende Liste einfach in reiner Text-Form zu verschicken. Bei größeren, etablierten Tourneen werden auch Tourmanagement-Tools benutzt wie zum Beispiel tourmanagement.com. 

Im Folgenden präsentieren wir euch eine Vorlage auf Englisch, wie ein einfaches Advancing aussehen kann. An diese Vorlage, die per E-Mail verschickt wird, werden dann sämtliche Rider angehängt, d.h Technical Rider, Catering Rider und Security Rider. 

Advancing Sheet Vorlage

Event Info

Date: 

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Artist:

Support Artists:

Eventpage Ticketing/Website:

Link to Web Presale:

Venue Information

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Venue Type:

Venue Address:

ZIP + City: 

Venue Homepage:

Venue Facebook/Instagram:

Venue Phone:

Age Restrictions: 

Stage Size:

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Venue Capacity: 

Green Rooms:

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Production Office: 

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WiFi Password:

Production

Arrival Time: 

Load In Time: 

Soundcheck or Linecheck?: 

Soundcheck Support: 

Soundcheck Headline: 

Meet & Greet: 

Press Headliner: 

Dinner Time: 

Doors: 

Stage Times 

Support 1: 

Support 2: 

Headline: 

Curfew: 

Aftershow: 

Bus Call: 

Next Stop: 

Distance: 

Load In: 

Promoter Name:

Promoter Address:

Promoter Phone:

Promoter E-Mail:

Promoter Company:

Company ́s Website:

In-House Sound Engineer:

Contact Sound Engineer:

Stage Manager:

Local Hands: 

Finance

Arist Guarantee Amount:

After Break: 

Other Deal:

Dinner Buyout: 

Travel Party:

Payment: Cash/Bank transfer

Tickets: Presale ___ Door Price ___

Costing (Costs + Break-Even Point etc.):

To be filled out by promoter only

Merch Area Size:

Merch Area Power:

Local Merch Vendors:

Parking & Accomodation

Parking: 

Power:

Distance to venue: 

Accommodation Artist: 

Accommodation Driver: 

Accommodation Crew: 

Accommodation Type: 

Accommodation Address:

Rooming: 

Number of showers:

Breakfast: 

Parking (distance):